Labmedya - Laboratuvar ve Sağlık Gazetesi

Müşterilerden alınan bilgiler, personel bilgileri, özel yöntem ve metotlar vb. birçok konuda laboratuvarlar elde ettikleri bu bilgilerin saklanması, gizliliğinin korunması ve tarafsızlık ilkesinin uygulanması gibi yükümlülükleri yerine getirmelidir.

Teknolojik ilerlemelerin 2000’li yılların başında hız kazanması ile internet, bilgisayar ve akıllı telefonlar hayatımızın bir parçası oldu. Bankacılık - finans ve sosyal medya uygulamaları ile birçok kişisel verimiz sanal ortamda bulunmakta ve her ne kadar güvenli uygulamalar olsa da çalınmaya ve kötü kullanıma karşı tehdit altındadır. İnsanların sosyal medyayı ve interneti kullanması artmaya devam ettikçe laboratuvarlarında sistemlerinde (reklam-tanıtım, laboratuvar içi uygulamalar, faturalandırma vb.) değişime gitmeleri kaçınılmaz olmaktadır. Bu değişim beraberinde ise tarafsızlık ve gizlilik konularında da farklı anlayışlar sergilemeyi ve yöntemler uygulamayı getirmektedir.

TS EN ISO 17025:2017 revizyonu ile birlikte yönetim sisteminde tarafsızlık ve gizlilik konularına bakışta değişmiştir. 

Standardın önceki revizyonlarında tarafsızlık ve gizlilik ilkeleri birer madde halinde yer alıyorken; şimdi ana başlık olarak karşımıza çıkmakta ki bu bile aslında ne kadar önem arz ettiğini göstermektedir. Laboratuvarlar önceki revizyonlarda bu durumu “Tarafsızlık ve Gizlilik Politakaları” ile garantiye aldığını göstermekte ve yeterli bulmaktaydı. Yeni revizyon ile birlikte artık ifadelerin daha net, yöntemlerin uygulamaya müsait ve tehdit-risklerin tanımlanmış olması gerekmektedir.

Laboratuvarın tarafsızlığını ve gizliliğini tehlikeye düşürecek durumlar aşağıdaki durumlar olabileceği gibi bunlarla sınırlı kalmamaktadır. Her laboratuvar kendi süreçlerine göre başka tehditlere maruz kalabilmektedir;

Mülkiyet -İdari Yönetim: Laboratuvar sahibi ya da yöneticisinin kişisel ilişkileri tarafsızlığa ve gizliliğe gölge düşürmemeli, sağlam ve net ifadeler içeren politikalar hazırlanmalıdır. Üst yönetim bu politikanın uygulanmasından sorumlu olmalıdır.

Personel: Laboratuvarda çalışan her personel için bir tarafsızlık ve gizlilik sözleşmesi imzalatılmalı ve uygulanabilir maddeler içermelidir.

Finansal İşlemler: Kullanılan faturalandırma programları lisanslı olmalı ve karşılıklı gizlilik sözleşmesi imzanlamalı ya da uygulama sahibinin erişebildiği bilgi kaynakları sınırlandırılmalıdır.

Pazarlama- Satış: Laboratuvarlar marka değeri oluştururken referans olarak hizmet verdiği firmaların isimleri kullanabilmektedir. Böyle durumlarda firmaların logo kullanımı konusunda bilgi sahibi olunmalı veya müşteri ile yapılan sözleşmelere küçük bir ifade eklenerek bu durumun karmaşıklığı ortadan kaldırılmalıdır.

Sözleşmeler: Laboratuvar müşteri ile hizmet sözleşmesi yaparken tarafsızlık ve gizlilik ile konularda da ifadelere yer vermeli, taahhütlerde bulunmalı ve sorumlulukları belirlemelidir.

Tarafsızlık ve gizlilik konuları genelde belirli cümleler, maddeler, politikalar ile tanımlanan ve sürekli güncellenmeyen konular arasında yer almaktadır ama değişen teknoloji, kullanılan yöntem ve uygulamaların artması ile sürekli gözden geçirilmesi ve geliştirilmesi gereken konulardır. Laboratuvar yönetimi bu konuların canlı tutulduğunu ve yaşayan maddeler olduğunu kanıtlamalıdır. Bunun en iyi yöntemlerinden birisi ise risk ve fırsatların değerlendirilmesidir. Tarafsızlığı ve gizliliği tehlikeye düşürecek durumlar belirlendikten sonra alınan önlemler ile riskin minimuma indirildiği kanıtlanmış olmakla beraber belirli periyotlarda yapılan “Yönetim Gözden Geçirme” toplantılarında bu konuların gözden geçirildiği de gösterilmiş olmaktadır.

Tarafsızlık ve gizlilik konusunda, deney ve kalibrasyon laboratuvarlarının standardın geneline yayılmış olan proaktif düşüncenin bu aşamada da uygulanabilir nitelikte olduğunu göstermesi, yöntemlerin uygulanıyor olduğunu kanıtlaması, risklere karşı alınan önlemlerin güvenilir ve bağlayıcı olması laboratuvarın belirli ilkeler içerisinde çalıştığının ispatı niteliğinde olacaktır. 

Soner BEREKET

Kalite Yönetim Uzmanı